In vielen kleinen Betrieben ist die Personalakte ein Ordner, in den alles wandert, was mit dem Mitarbeiter zu tun hat: der Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnungen, die Krankmeldungen, ein Ausdruck der letzten WhatsApp-Diskussion mit dem Chef, dazu eine handschriftliche Notiz über ein Gespräch, an das sich niemand mehr erinnert. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Unangenehm wird es genau dann, wenn der Mitarbeiter Einsicht verlangt oder ein Rechtsstreit ansteht.
Was in die Akte gehört und was nicht
Es gibt keine gesetzliche Liste, die den Inhalt einer Personalakte vorschreibt. Der Maßstab ergibt sich aus dem Datenschutzrecht: Verarbeitet werden dürfen Beschäftigtendaten, soweit sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind (§ 26 BDSG, Art. 5 DSGVO). Erforderlich heißt nicht „könnte man mal brauchen“.
In die Akte gehören daher Vertrag und Nachträge, Stellenbeschreibung, Zeugnisse, Abmahnungen, Urlaubs- und Zeitkonten, Weiterbildungsnachweise. Nicht hinein gehören persönliche Wertungen ohne Bezug zur Arbeitsleistung, Notizen über Privatleben, Familienplanung oder Gesundheitszustand und ebenso wenig Screenshots aus privaten Chats. Faustregel für den Alltag: Wenn Sie einen Eintrag dem Mitarbeiter nicht ins Gesicht vorlesen könnten, hat er in der Akte nichts verloren.
Gesundheitsdaten gehören in einen eigenen Umschlag
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst enthält keine Diagnose und darf abgelegt werden. Alles, was darüber hinausgeht, ist heikel: Unterlagen aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, ärztliche Atteste mit Befunden, Angaben zu Einschränkungen. Diese Dokumente sollten Sie getrennt von der allgemeinen Personalakte aufbewahren, mit einem eigenen, engen Zugriffskreis. Die Trennung ist keine Formalie. Sie verhindert, dass eine Führungskraft beim Blättern in der Akte Dinge erfährt, die sie nichts angehen. Wie ein sauberes BEM-Verfahren aufgesetzt wird, habe ich hier beschrieben.
Einsicht, Zugriff und der Umgang mit Altlasten
Mitarbeiter dürfen ihre Personalakte einsehen. In Betrieben mit Betriebsrat folgt das aus § 83 BetrVG, unabhängig davon besteht ein Auskunfts- und Kopieanspruch nach Art. 15 DSGVO. Rechnen Sie also damit, dass jeder Vermerk irgendwann gelesen wird. Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die die Daten für ihre Aufgabe wirklich brauchen. Der abschließbare Schrank hat einen digitalen Zwilling: das Rechtekonzept im Ordnersystem.
Und dann die Altlasten. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten müssen Sie löschen, sobald der Zweck erfüllt ist. Üblich ist eine Aufbewahrung bis zum Ablauf der Frist für Ansprüche nach dem AGG, in der Praxis meist rund sechs Monate. Eine längere Speicherung braucht die Einwilligung des Bewerbers. Bei Abmahnungen gibt es keine feste Verfallsfrist. Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung ist auf Verlangen zu entfernen, und auch eine berechtigte Abmahnung verliert nach längerer beanstandungsfreier Zeit ihre Bedeutung. Was eine Abmahnung überhaupt tragfähig macht, lesen Sie in diesem Beitrag.
Fazit
Eine Personalakte ist kein Sammelbehälter, sondern ein Arbeitsmittel. Nehmen Sie sich einen Nachmittag, gehen Sie die Akten durch und trennen Sie drei Stapel: bleibt, kommt in die vertrauliche Ablage, wird gelöscht. Der Aufwand ist überschaubar, der Nutzen zeigt sich spätestens beim nächsten Konflikt.
Sie sind unsicher, was in Ihren Akten steht und was raus muss? Schreiben Sie mir an andree.linker@text-klar.de oder über das Kontaktformular. Ich schaue mir Ihre Personalablage an und sage Ihnen klar, wo Sie nachbessern sollten.