Ein Mitarbeiter kommt zum dritten Mal in zwei Wochen zu spät. Der Chef ist genervt und schreibt in fünf Minuten eine Abmahnung: „Ihr Verhalten ist inakzeptabel, das dulde ich nicht länger.“ Gut gemeint, vor dem Arbeitsgericht aber wertlos. Eine Abmahnung ist kein Wutbrief, sondern ein präzises arbeitsrechtliches Instrument. Wer sie falsch aufsetzt, verliert nicht nur die Abmahnung selbst, sondern schwächt auch eine spätere verhaltensbedingte Kündigung, die ohne wirksame Abmahnung in aller Regel keinen Bestand hat.
Eine Abmahnung muss drei Dinge leisten
Damit eine Abmahnung wirkt, muss sie drei Funktionen erfüllen. Erstens den konkreten Vorfall benennen, das ist die Beanstandung. Zweitens deutlich machen, dass dieses Verhalten gegen den Arbeitsvertrag verstößt, das ist die Rüge. Drittens für den Wiederholungsfall unmissverständlich Konsequenzen bis zur Kündigung androhen, das ist die Warnung. Fehlt diese Warnfunktion, haben Sie nur eine Ermahnung geschrieben. Und eine Ermahnung ersetzt vor einer verhaltensbedingten Kündigung keine Abmahnung. Formulieren Sie die Konsequenz daher klar, etwa: „Im Wiederholungsfall müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.“
Konkret statt pauschal
Der häufigste Fehler ist Unschärfe. „Sie sind ständig unpünktlich“ reicht nicht. Sie brauchen den Einzelfall mit Datum, Uhrzeit und, wo möglich, weiteren Details: „Am 2. Juli 2026 erschienen Sie um 8:40 Uhr zur Arbeit, obwohl Ihre Arbeitszeit um 8:00 Uhr beginnt.“ Nur so kann der Mitarbeiter erkennen, was ihm konkret vorgeworfen wird, und nur so ist der Vorwurf im Streitfall beweisbar. Packen Sie außerdem nicht fünf Verfehlungen in ein Schreiben. Ist bei einer solchen Sammelabmahnung nur ein einziger Punkt unzutreffend, kann der Mitarbeiter die Entfernung der gesamten Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Ein Vorfall, eine Abmahnung, das ist der sauberere und sicherere Weg.
Voraussetzung für jede Abmahnung ist, dass die Erwartung vorher eindeutig war. Wo Abläufe nur mündlich weitergegeben werden, fehlt im Streitfall genau dieser Nachweis. Wie Sie das absichern, zeigt der Beitrag zu Arbeitsanweisungen im Betrieb.
Fristen, Zugang und Betriebsrat
Eine gesetzliche Frist für die Abmahnung gibt es nicht. Reagieren Sie trotzdem zeitnah, denn wer den Vorfall wochenlang liegen lässt, signalisiert, dass er ihn selbst nicht ernst nahm. Aussprechen darf jede Führungskraft mit Weisungsbefugnis, nicht nur die Geschäftsführung. Entscheidend ist der nachweisbare Zugang: Übergeben Sie das Schreiben persönlich im Beisein eines Zeugen oder gegen Empfangsbestätigung. Der Betriebsrat muss einer Abmahnung nicht zustimmen, anders als bei einer Kündigung nach Paragraf 102 BetrVG. Der Mitarbeiter darf aber eine schriftliche Gegendarstellung zur Personalakte reichen (Paragraf 83 Absatz 2 BetrVG). Bevor Sie zur Abmahnung greifen, lohnt oft das direkte Gespräch. Wie Sie solche schwierigen Mitarbeitergespräche führen, habe ich an anderer Stelle beschrieben.
Fazit
Eine saubere Abmahnung kostet zwanzig Minuten mehr als ein schneller Rüffel, erspart Ihnen im Ernstfall aber ein verlorenes Kündigungsschutzverfahren. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Abmahnung vor Gericht hält oder ob im konkreten Fall überhaupt eine Abmahnung der richtige Schritt ist, sehe ich sie gern vorab durch. Schreiben Sie an andree.linker@text-klar.de oder über text-klar.de/kontakt.