Montag früh fängt eine neue Kollegin an, der Arbeitsvertrag liegt aber noch nicht unterschrieben vor. Reicht es, ihn schnell per E-Mail zu schicken? Seit Anfang 2025 lautet die Antwort in vielen Fällen: ja. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat das Nachweisgesetz spürbar entschlackt. Trotzdem bleiben Pflichten, deren Verletzung teuer wird. Ein Überblick für Betriebe ohne eigene Personalabteilung.
Seit 2025 reicht die Textform, aber nicht überall
Bis Ende 2024 mussten Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, also mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Seit dem 1. Januar 2025 genügt die Textform nach Paragraf 126b BGB. Sie dürfen den Arbeitsvertrag also als PDF per E-Mail versenden, sofern das Dokument für die Beschäftigten lesbar, speicherbar und druckbar ist. Eine elektronische Signatur ist dafür nicht nötig.
Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen. Erstens bleibt in einigen Wirtschaftszweigen die Schriftform Pflicht, etwa im Baugewerbe, im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, in der Speditions- und Logistikbranche sowie in der Fleischwirtschaft. Zweitens, und das ist die teuerste Falle: Eine Befristung braucht weiterhin die echte Schriftform mit Unterschrift auf Papier, unterschrieben vor dem ersten Arbeitstag. Wer einen befristeten Vertrag nur per E-Mail oder per Handschlag vereinbart, hat am Ende einen unbefristeten. Das lässt sich nachträglich nicht mehr reparieren. Für Verträge, die bis zur Regelaltersgrenze laufen, gelten eigene Regeln, die ich im Beitrag Wenn die Rente naht beschrieben habe.
Die Fristen bleiben, und sie sind gestaffelt
An den Inhalten und Fristen ändert die neue Form nichts. Schon am ersten Arbeitstag müssen die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und die vereinbarte Arbeitszeit vorliegen, inklusive Pausen und gegebenenfalls Schichtplan. Die meisten weiteren Angaben, etwa zu Arbeitsort, Befristung oder Dauer der Probezeit, folgen bis zum siebten Kalendertag. Ein kleiner Rest, zum Beispiel der Hinweis auf das Kündigungsverfahren, ist spätestens nach einem Monat fällig.
In der Praxis heißt das: Wer ohnehin einen vollständigen Arbeitsvertrag vor dem ersten Tag aushändigt, erfüllt fast alle Pflichten auf einen Schlag. Das eigentliche Risiko sind lückenhafte Verträge, die zentrale Punkte offenlassen.
Warum Nachlässigkeit hier bares Geld kostet
Seit 2022 ist ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz eine Ordnungswidrigkeit. Pro fehlender oder nicht fristgerecht erteilter Pflichtangabe drohen bis zu 2.000 Euro Bußgeld. Bei mehreren Neueinstellungen summiert sich das schnell. Teurer als das Bußgeld ist im Alltag oft die Beweislast: Fehlt eine schriftliche Regelung, etwa zu Überstunden oder Probezeit, setzt sich im Streit meist die Darstellung des Mitarbeiters durch.
Absichern können Sie sich mit wenig Aufwand: Versenden Sie den Vertrag als PDF, fordern Sie die Beschäftigten zugleich auf, den Empfang zu bestätigen, und legen Sie diese Bestätigung ab. So ist im Streitfall belegbar, dass die Niederschrift rechtzeitig zugegangen ist. Wo solche Unterlagen hingehören und was in die Personalakte darf, lesen Sie in unserem Beitrag Personalakte und Datenschutz.
Fazit
Der digitale Arbeitsvertrag spart Zeit und Papier, aber nur, wenn Form, Inhalt und Fristen stimmen. Prüfen Sie Ihre Vertragsvorlagen daraufhin, ob alle Pflichtangaben enthalten sind, und klären Sie, ob Ihre Branche oder eine Befristung die Schriftform verlangt.
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