Kurz gesagt: Sobald Sie Mitarbeitende beschäftigen, brauchen Sie eine Reihe von Unterlagen – manche schon vor dem ersten Arbeitstag, andere laufend und beim Ausscheiden. Diese Checkliste gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick, damit nichts Wichtiges fehlt.
Vor dem ersten Arbeitstag (bei der Einstellung)
- Schriftlicher Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Bedingungen (seit 2022 sind die Nachweispflichten verschärft)
- Personalstammdaten (Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer)
- Datenschutz-Information für Beschäftigte (nach DSGVO)
- Bei Bedarf: Nachweis der Arbeitserlaubnis, Qualifikationsnachweise, Gesundheitszeugnis (z. B. Gastronomie)
Während des Arbeitsverhältnisses
- Personalakte – sauber und vollständig geführt
- Arbeitszeiterfassung (die Pflicht dazu ist in den letzten Jahren deutlich gestärkt worden)
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Entgeltabrechnungen
- Arbeitsschutz-Unterlagen (u. a. Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise)
- Im Krankheitsfall: Handhabung der (elektronischen) Arbeitsunfähigkeitsmeldung
Beim Ausscheiden
- Kündigung oder Aufhebungsvertrag in der erforderlichen Form
- Arbeitszeugnis
- Meldungen und Bescheinigungen für Sozialversicherung und Agentur für Arbeit
Übergreifend immer sinnvoll
- Datenschutz-Dokumentation (z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten)
- Klare, einheitliche Vorlagen statt improvisierter Einzeldokumente
- Arbeitsanweisungen im Betrieb – für wiederkehrende Abläufe, damit Vorgaben nachweisbar sind
Hinweis: Dieser Überblick dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Welche Unterlagen in Ihrem Betrieb konkret nötig sind, hängt von Branche, Größe und Situation ab.
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