Die neue Kollegin im Büro soll zunächst ein Jahr bleiben, danach sehen wir weiter. Viele Geschäftsführer entscheiden das aus dem Bauch heraus und greifen zur sachgrundlosen Befristung, weil sie schnell und unkompliziert wirkt. Sie ist es auch, wenn drei Formalien stimmen. Stimmt eine davon nicht, besteht das Arbeitsverhältnis unbefristet fort, und zwar ohne Chance auf Nachbesserung. Hier sind die drei Stellen, an denen es in kleinen Betrieben am häufigsten kippt.
1. Vorbeschäftigung prüfen, bevor Sie den Vertrag aufsetzen
Eine Befristung ohne Sachgrund ist nur bei einer Neueinstellung zulässig (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG). Hatte die Person schon einmal ein Arbeitsverhältnis bei Ihnen, ist die sachgrundlose Befristung ausgeschlossen. Das Bundesverfassungsgericht hat 2018 klargestellt, dass die frühere Drei-Jahres-Grenze des Bundesarbeitsgerichts nicht trägt. Ausnahmen gibt es nur, wenn die frühere Beschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet war oder nur von sehr kurzer Dauer.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Bewerber hat vor vier Jahren bei Ihnen als Aushilfe gearbeitet und erwähnt es im Gespräch nicht. Sie befristen ohne Sachgrund, und die Befristung ist unwirksam. Fragen Sie deshalb im Bewerbungsprozess ausdrücklich nach früheren Tätigkeiten im Unternehmen und sehen Sie im Zweifel in Ihren alten Unterlagen nach.
2. Beide unterschreiben, bevor der erste Arbeitstag beginnt
Die Befristung braucht die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Beide Seiten müssen den Vertrag unterschrieben haben, bevor die Arbeit aufgenommen wird. Wer erst am ersten Arbeitstag oder später unterschreiben lässt, holt die Schriftform nicht rückwirkend nach. Eine E-Mail mit PDF oder ein Handschlag genügt nicht, auch wenn der Arbeitsvertrag im Übrigen formlos wirksam wäre.
In der Praxis heißt das: Verschicken Sie den Vertrag früh, legen Sie einen festen Unterschriftstermin vor dem Starttag fest und prüfen Sie am Vortag, ob beide Exemplare unterschrieben vorliegen. Wie Sie den Start insgesamt ordnen, lesen Sie im Beitrag zum ersten Arbeitstag.
3. Die Höchstdauer und die Verlängerungen im Kalender halten
Ohne Sachgrund darf ein Vertrag höchstens zwei Jahre laufen. Innerhalb dieser zwei Jahre ist er höchstens dreimal verlängerbar. Wer mit sechs Monaten startet und danach in Dreimonatsschritten verlängert, ist schnell am Limit. Eine Verlängerung muss außerdem vereinbart sein, bevor der Vertrag ausläuft. Arbeitet die Person nach dem Ende einfach weiter, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn Sie nicht unverzüglich widersprechen (§ 15 Abs. 5 TzBfG). Einen neuen befristeten Vertrag ohne Sachgrund können Sie dann nicht nachschieben, weil die Person nun vorbeschäftigt ist.
Tragen Sie sich deshalb das Vertragsende und einen Entscheidungstermin vier bis sechs Wochen davor in den Kalender ein. Dann entscheiden Sie bewusst: unbefristet übernehmen, noch einmal verlängern oder auslaufen lassen. Beachten Sie auch: Ein befristeter Vertrag ist im Regelfall nicht ordentlich kündbar, es sei denn, das ist im Vertrag ausdrücklich vereinbart. Die Möglichkeit zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Fazit
Die sachgrundlose Befristung ist ein brauchbares Werkzeug, aber kein Selbstläufer. Wer Vorbeschäftigung, Unterschrift vor Arbeitsbeginn und Fristen im Griff hat, kann sie sicher nutzen. Wer eine dieser Stellen übersieht, hat im Ergebnis einen unbefristeten Vertrag. Mitarbeitende können die Unwirksamkeit der Befristung übrigens innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende gerichtlich geltend machen (§ 17 TzBfG). Wenn ein Vertrag am Ende nicht verlängert werden soll, lohnt sich daher ein sauberer Ablauf. Auch eine einvernehmliche Lösung kann sinnvoll sein, wie im Beitrag zum Aufhebungsvertrag beschrieben.
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