Die Kündigung ist geschrieben, unterschrieben und liegt auf dem Schreibtisch. Dann wird sie dem Mitarbeiter am Freitagnachmittag in den Spind gelegt oder per WhatsApp geschickt, weil er ja ohnehin nicht mehr ans Telefon geht. Das Problem: Eine Kündigung wirkt erst, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist, und den Zugang müssen Sie im Streitfall beweisen. Wer hier schlampt, riskiert, dass die Kündigung nie wirksam wurde und Monate später noch Gehalt nachzuzahlen ist.
1. Die Form: Original, Unterschrift, sonst nichts
Eine Kündigung braucht die Schriftform (§ 623 BGB). Das bedeutet ein Papieroriginal mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift. E-Mail, Fax, WhatsApp und SMS sind unwirksam, ebenso ein Scan oder eine digitale Signatur. Prüfen Sie außerdem, wer unterschreibt: Es muss jemand sein, der das Unternehmen vertreten darf, also Geschäftsführung oder ein Bevollmächtigter mit beigefügter Vollmacht.
Wie die Form bei einer einvernehmlichen Lösung aussieht, steht im Beitrag zum Aufhebungsvertrag. Und wenn die Kündigung eine Abmahnung voraussetzt, lesen Sie vorher, was eine rechtssichere Rüge enthalten muss.
2. Der Zugang: Wann die Frist wirklich läuft
Zugegangen ist die Kündigung, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann (§ 130 BGB). Beim Briefkasten zählt der Zeitpunkt, zu dem üblicherweise geleert wird. Wer um 17 Uhr einwirft, löst den Zugang unter Umständen erst am nächsten Tag aus. Das kann bei Fristen zum Monatsende den Beendigungstermin um einen ganzen Monat verschieben.
Gerade bei Kündigungen in der Probezeit mit der kurzen Frist von zwei Wochen entscheidet oft ein einzelner Tag. Wie Sie die Probezeit insgesamt nutzen, lesen Sie im Beitrag Probezeit richtig nutzen.
3. Der Nachweis: Warum das Einwurf-Einschreiben nicht reicht
Viele Betriebe verlassen sich auf das Einwurf-Einschreiben. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30. Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) entschieden, dass ein Einlieferungsbeleg zusammen mit einem Online-Status „zugestellt“ nicht automatisch als Beweis genügt. Gesichert ist der Zugang nach dieser Entscheidung nur, wenn Sie zusätzlich den Auslieferungsbeleg des Zustellers vorlegen können. Auch dann ist kaum belegt, was im Umschlag steckte.
Belastbarer sind zwei andere Wege:
- Persönliche Übergabe mit Zeugen. Eine zweite Person liest die Kündigung vorher, sieht die Übergabe und unterschreibt ein kurzes Protokoll mit Datum, Uhrzeit und Ort.
- Einwurf durch einen Boten. Ein Kollege, der den Inhalt kennt, wirft das Schreiben in den Briefkasten und hält schriftlich Datum, Uhrzeit und Adresse fest. Alternativ stellt ein Gerichtsvollzieher zu, was wenig kostet und eine Zustellungsurkunde liefert.
Kopieren Sie das unterschriebene Schreiben immer vor der Übergabe. Der Mitarbeiter hat ab Zugang nur drei Wochen Zeit, Kündigungsschutzklage zu erheben. Ihre Dokumentation entscheidet dann, ob der Zugangstermin Bestand hat.
Fazit
Eine rechtssichere Kündigung steht und fällt mit Schriftform, Zugang und Nachweis. Planen Sie die Übergabe wie einen Termin: Zeuge, Protokoll, Kopie, Uhrzeit.
Sie bereiten gerade eine Trennung vor und möchten sichergehen, dass Form, Frist und Zustellung stimmen? Schreiben Sie mir an andree.linker@text-klar.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.