Ende September, im Büro liegt die Urlaubsliste. Ein Mitarbeiter hat noch zwölf Tage offen, eine Kollegin neun. Viele Arbeitgeber denken an dieser Stelle: Wer seinen Urlaub bis Silvester nicht nimmt, hat Pech gehabt. Das stimmt so nicht mehr. Resturlaub verfällt heute nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber vorher Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Wer das versäumt, schiebt Urlaubstage von Jahr zu Jahr vor sich her und zahlt sie im Zweifel beim Ausscheiden aus.
Urlaub verfällt nicht mehr automatisch
Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen wird. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich, und dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten, also bis Ende März, genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). So weit der Gesetzestext.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Regel aber an eine Bedingung geknüpft (Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15): Der Urlaub erlischt nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter vorher in die Lage versetzt hat, ihn tatsächlich zu nehmen, und der Mitarbeiter ihn trotzdem freiwillig nicht genommen hat. Ohne diesen Schritt bleibt der Anspruch einfach bestehen.
Was Ihr Hinweis enthalten muss
Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder ein Aushang am Schwarzen Brett reicht nicht. Die Rechtsprechung verlangt drei Dinge, und zwar für jeden Mitarbeiter einzeln:
- die konkrete Zahl der noch offenen Urlaubstage,
- die Aufforderung, diesen Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen,
- den klaren Hinweis, dass der Urlaub andernfalls zum Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraums verfällt.
Entscheidend ist, dass der Hinweis so früh kommt, dass der Mitarbeiter den Urlaub noch realistisch nehmen kann. Eine E-Mail am 20. Dezember hilft Ihnen nicht. Bewährt hat sich ein erster Hinweis zu Jahresbeginn und eine Erinnerung im Herbst, also genau jetzt. Schicken Sie beides in Textform, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung, und legen Sie eine Kopie ab. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass Sie informiert haben, nicht der Mitarbeiter.
Was ohne Hinweis passiert
Die Folgen zeigen sich meist erst beim Abschied. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) entschieden, dass auch die gesetzliche Verjährung von drei Jahren erst zu laufen beginnt, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. In dem Fall ging es um eine Mitarbeiterin, die beim Ausscheiden die Abgeltung von 101 Urlaubstagen aus mehreren Jahren verlangte. Sie bekam recht.
Für einen kleinen Betrieb kann das schnell einen vierstelligen oder fünfstelligen Betrag bedeuten, der in keiner Planung auftaucht. Dazu kommt ein praktisches Problem: Wer über Jahre Urlaub anhäuft, fehlt irgendwann wochenlang am Stück. Beachten Sie außerdem, dass für Mitarbeiter, die lange erkrankt sind, eigene Regeln zum Verfall gelten. Hier lohnt sich eine Einzelfallprüfung, bevor Sie Tage aus der Liste streichen.
Wie Sie mit Urlaubswünschen umgehen, die sich überschneiden, lesen Sie in unserem Beitrag zu Urlaubsanträgen im Sommer.
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Der Aufwand ist überschaubar: eine Liste mit den offenen Tagen je Mitarbeiter, ein kurzes Standardschreiben, eine Ablage. Wer das jedes Jahr im Herbst erledigt, hat zum Jahreswechsel saubere Urlaubskonten und kein verstecktes Abgeltungsrisiko.
Sie möchten ein rechtssicheres Hinweisschreiben zum Resturlaub oder eine einfache Urlaubsübersicht für Ihren Betrieb? Schreiben Sie mir an andree.linker@text-klar.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.