„Wenn das neue Arbeitszeitgesetz kommt, kümmern wir uns darum.“ Diesen Satz hört man derzeit in vielen kleinen Betrieben. Er ist bequem und er ist falsch. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute. Was noch aussteht, ist lediglich die gesetzliche Regelung, wie genau erfasst werden muss. Wer bis dahin gar nichts tut, sammelt zwei Jahre lang ein Risiko an.
Die Pflicht besteht schon, das neue Gesetz regelt nur das Wie
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen. Hergeleitet hat das Gericht diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Vorausgegangen war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).
Unabhängig davon gilt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz seit Jahren unverändert: Jede Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße gegen diese Aufzeichnungspflicht können nach § 22 Arbeitszeitgesetz mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Ein Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes liegt vor, in Kraft getreten ist er zum Zeitpunkt dieses Beitrags nicht.
Was Sie konkret aufzeichnen müssen
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar so, dass die Pausen erkennbar sind. Eine elektronische Lösung schreibt Ihnen derzeit niemand vor. Ein sauber geführter Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle erfüllen die Anforderung, solange sie tatsächlich und zeitnah geführt werden.
In der Praxis lässt sich das oft an bestehende Abläufe andocken. Ein Handwerksbetrieb, dessen Monteure ohnehin Tagesberichte schreiben, ergänzt dort zwei Felder für Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Damit ist der Tagesbericht gleichzeitig der Arbeitszeitnachweis. Sie brauchen kein Projekt, Sie brauchen eine Spalte mehr.
Drei Punkte, die in KMU regelmäßig schiefgehen
Vertrauensarbeitszeit als Ausrede. Dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen, ist zulässig. Dass niemand sie einträgt, ist es nicht. Die Verantwortung für die Erfassung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn Sie die Eingabe delegieren.
Aufzeichnungen führen, aber nie hineinschauen. Stundenzettel, die ungelesen im Ordner landen, sind verschenkte Arbeit. Wer nicht hinsieht, merkt nicht, dass ein Mitarbeiter seit Monaten Überstunden aufbaut. Und wenn es später Streit über Überstundenvergütung gibt, ist genau diese Dokumentation Ihr wichtigstes Beweismittel. Das gilt übrigens auch bei Urlaubsfragen, wie im Beitrag zu den Urlaubsanträgen im Sommer beschrieben.
Den Datenschutz vergessen. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Sie dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden, und sie brauchen eine Löschfrist. Wer sie ungefiltert in die Personalakte legt, handelt sich Probleme ein. Welche Unterlagen dort hineingehören und welche nicht, steht im Beitrag zu Personalakte und Datenschutz.
Fangen Sie klein an
Sie müssen nicht auf das neue Gesetz warten und Sie müssen auch keine Software kaufen. Legen Sie fest, wer wann was einträgt, halten Sie es in einer kurzen schriftlichen Regelung fest und prüfen Sie die Zettel einmal im Monat. Wenn die gesetzliche Klarstellung kommt, haben Sie dann eine Grundlage, die Sie nur noch anpassen müssen, statt bei null zu beginnen.
Sie wollen wissen, ob Ihre bestehende Erfassung trägt, oder brauchen eine kurze schriftliche Regelung für Ihren Betrieb? Schreiben Sie mir an andree.linker@text-klar.de oder über das Kontaktformular. Ich sehe mir das an und sage Ihnen, was fehlt.