Ein Anwaltsschreiben kommt ins Haus. Neben der Kündigungsschutzklage steht dort ein zweiter Punkt: Ihr ehemaliger Mitarbeiter verlangt Auskunft über sämtliche personenbezogenen Daten, die Sie über ihn gespeichert haben, dazu eine Kopie. In kleinen Betrieben löst das erst einmal Ratlosigkeit aus. Muss ich jetzt die ganze Personalakte kopieren? Alle E-Mails? Die Notizen aus dem letzten Personalgespräch?
Der Anspruch stammt aus Artikel 15 DSGVO. Er steht jedem Beschäftigten zu, ohne Begründung, und er wird in Trennungssituationen regelmäßig als Druckmittel eingesetzt. Ignorieren ist keine Option. Panisch alles herausgeben aber auch nicht.
Die Frist läuft ab Eingang, nicht ab Bearbeitung
Nach Artikel 12 Absatz 3 DSGVO müssen Sie innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags reagieren. Die Frist beginnt nicht, wenn Sie sich mit der Sache befassen, sondern wenn das Schreiben bei Ihnen ankommt. Eine Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate ist möglich, wenn der Antrag komplex ist oder viele Anfragen gleichzeitig eingehen. Diese Verlängerung müssen Sie dem Mitarbeiter aber innerhalb des ersten Monats mitteilen und begründen. Wer die Frist einfach verstreichen lässt, verhandelt später aus der schwächeren Position.
Eine Entwarnung gibt es: Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Februar 2025 entschieden (8 AZR 61/24), dass eine verspätete Auskunft allein noch keinen Schadensersatz nach Artikel 82 DSGVO auslöst. Der Betroffene muss einen konkreten Schaden darlegen, Ärger und Frustration genügen dafür nicht. Ein Freibrief ist das nicht, denn der Auskunftsanspruch selbst bleibt bestehen und wird notfalls eingeklagt.
Auskunft heißt Daten, nicht Aktenordner
Das ist der wichtigste Punkt für die Praxis: Sie schulden die personenbezogenen Daten, nicht Ihre Dokumente. Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 16. April 2026 (8 AZR 169/25) klargestellt. Eine Führungskraft hatte die vollständige Kopie eines internen Untersuchungsberichts über ihr Führungsverhalten verlangt. Das Gericht sprach ihr nur die Angaben zu, die sich auf ihre Person beziehen, nicht den Bericht als solchen. Rechtliche Bewertungen und Einschätzungen der beauftragten Kanzlei sind keine Informationen über die Person und damit nicht Teil der Auskunft. Auch eine geschwärzte Fassung des Gesamtdokuments schulden Sie nicht.
Für den Betriebsalltag heißt das: Sie teilen mit, welche Daten Sie verarbeiten, woher diese stammen, wozu Sie sie nutzen, an wen Sie sie weitergeben und wie lange Sie sie speichern. Sie legen nicht Ihren gesamten Schriftverkehr in Kopie bei. Tatsachenfeststellungen und Aussagen über das Verhalten des Mitarbeiters bleiben allerdings Teil der Auskunft.
Vorbereitung schlägt Reaktion
Der Aufwand entsteht selten durch das Auskunftsersuchen selbst, sondern durch fehlende Ordnung. Wer weiß, wo Beschäftigtendaten liegen, welche Unterlagen in die Personalakte gehören und welche getrennt aufbewahrt werden müssen, beantwortet ein solches Schreiben in wenigen Stunden. Wer erst suchen muss, verliert Wochen. Welche Unterlagen wohin gehören, haben wir in unserem Beitrag zu Personalakte und Datenschutz beschrieben.
Zwei Dinge helfen konkret: eine Übersicht darüber, in welchen Systemen Beschäftigtendaten liegen, vom Zeiterfassungstool über das Lohnbüro bis zum Postfach der Geschäftsführung. Und die Gewohnheit, Bewertungen und Verhandlungsstrategien nicht in dieselben Dokumente zu schreiben wie Sachverhalte. Gerade in einer einvernehmlichen Trennung zahlt sich diese Trennung aus.
Sie haben ein Auskunftsersuchen auf dem Tisch?
Wenn Sie unsicher sind, was in Ihre Antwort gehört und was nicht, sehen wir uns den Fall gemeinsam an. text-klar unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei genau solchen Situationen, praxisnah und ohne HR-Abteilung im Hintergrund. Schreiben Sie an andree.linker@text-klar.de oder über das Kontaktformular.