Der Sommer bringt jedes Jahr dieselbe Situation: Drei Mitarbeiter wollen dieselben zwei Wochen frei, die Auftragslage ist gut, und am Ende landet die Entscheidung bei Ihnen. Viele Arbeitgeber in kleinen Betrieben glauben, sie könnten Urlaub nach Gefühl genehmigen oder ablehnen. So einfach ist es nicht. Das Bundesurlaubsgesetz gibt einen klaren Rahmen vor. Wer ihn kennt, spart sich Streit im Team und Ärger vor Gericht.
Urlaub ablehnen geht nur mit echten Gründen
Der Grundsatz steht in § 7 Abs. 1 BUrlG: Sie müssen die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Ablehnen dürfen Sie nur, wenn dringende betriebliche Belange dagegensprechen oder wenn die Wünsche anderer Mitarbeiter sozial vorrangig sind. „Gerade ungelegen“ oder „viel zu tun“ reicht dafür nicht. Ein dringender betrieblicher Belang ist zum Beispiel eine Saisonspitze, in der ohne diesen einen Mitarbeiter nichts läuft. Beim sozialen Vorrang gewinnt meist, wer an die Schulferien gebunden ist: Der Kollege mit schulpflichtigen Kindern geht in der Regel vor dem Kollegen, der flexibel planen kann. Wichtig: Begründen Sie eine Ablehnung sachlich und halten Sie sie schriftlich fest. Im Streitfall müssen Sie zeigen können, warum der Urlaub nicht ging.
Genehmigt ist genehmigt
Haben Sie Urlaub einmal bewilligt, sind Sie daran gebunden. Sie können einen Mitarbeiter nicht aus dem laufenden Urlaub zurückrufen, auch wenn der wichtigste Kunde anruft. Einen gesetzlichen Anspruch auf Rückruf gibt es nicht. Selbst wenn der Mitarbeiter freiwillig zurückkäme, müssten Sie die Kosten der abgebrochenen Reise tragen. Auch eine nachträgliche Streichung von genehmigtem Urlaub ist nur in echten Ausnahmefällen denkbar. Planen Sie deshalb lieber vorher sauber, statt sich später auf Notlösungen zu verlassen. Ein einfacher schriftlicher Urlaubsantrag mit klarer Freigabe schützt beide Seiten.
Betriebsferien ja, kompletter Zwangsurlaub nein
Sie dürfen Betriebsferien anordnen, etwa wenn der Betrieb im Sommer ohnehin ruht. Aber Sie dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub Ihrer Leute damit verplanen. Die Rechtsprechung lässt nur einen Teil als Betriebsferien zu, ein Rest muss zur freien Verfügung des Mitarbeiters bleiben, als grober Richtwert etwa zwei Fünftel. Kündigen Sie Betriebsferien rechtzeitig an, am besten zu Jahresbeginn, damit sich alle darauf einstellen können. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei den Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Das gilt auch im kleinen Betrieb.
Fazit
Urlaubsplanung ist kein Gnadenakt, sondern eine Frage klarer Regeln und sauberer Dokumentation. Wer schon zu Jahresbeginn einen einfachen Urlaubsplan aufstellt und Konflikte nach festen Kriterien löst, muss im Juli nicht improvisieren. Und wenn ein abgelehnter Antrag doch zum Konflikt wird, hilft ein strukturiertes Gespräch mehr als ein Machtwort.
Sie brauchen eine Urlaubsregelung oder einen Urlaubsantrag, der rechtssicher und alltagstauglich ist? Schreiben Sie an andree.linker@text-klar.de oder über text-klar.de/kontakt.