Ein Mitarbeiter fehlt immer wieder. Selten lang, oft nur ein oder zwei Tage, dafür regelmäßig. Meist rund ums Wochenende. In vielen kleineren Betrieben sorgt genau dieses Muster für den größten Frust, weil es schwer greifbar ist. Jede einzelne Krankmeldung ist legitim. Die Summe belastet trotzdem Team und Planung. Im Rückkehrgespräch wollen Führungskräfte das ansprechen und merken schnell, wie schmal der Grat ist. Hier kommt es darauf an, die richtige Linie zu halten.
Sprechen Sie über Auswirkungen, nicht über Diagnosen
Der häufigste Fehler im Gespräch ist die Frage nach dem Warum. Was dem Mitarbeiter fehlt, geht den Arbeitgeber nichts an. Niemand muss eine Diagnose nennen, und Sie dürfen auch nicht danach bohren. Was Sie sehr wohl ansprechen dürfen, sind die betrieblichen Folgen. Sagen Sie konkret, was die Ausfälle für das Team bedeuten. Welche Aufgaben bleiben liegen, wer fängt es auf, wo entstehen Engpässe.
Ein Satz wie „Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Monaten mehrfach kurz gefehlt haben, und ich möchte verstehen, ob wir als Betrieb etwas tun können“ ist zulässig und meist wirkungsvoller als jede verdeckte Kontrolle. Sie signalisieren Interesse, ohne Druck aufzubauen. Oft kommt dann von selbst, was wirklich dahintersteht. Manchmal sind es Pflegeaufgaben zu Hause, manchmal Konflikte im Team, manchmal eine chronische Erkrankung, die noch niemand kennt.
Trennen Sie das Fürsorgegespräch klar vom BEM
Viele verwechseln das Rückkehrgespräch mit dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Beides ist nicht dasselbe. Das BEM nach Paragraf 167 Absatz 2 SGB IX wird erst zur Pflicht, wenn ein Beschäftigter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Genau dieser Schwellenwert wird bei häufigen Kurzzeiterkrankungen oft erreicht, ohne dass es jemandem auffällt. Sechs Wochen sind dreißig Arbeitstage, und die summieren sich aus vielen kurzen Fehltagen schneller, als man denkt.
Wer hier das BEM versäumt, verliert im Streitfall an Boden. Spätestens bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung prüfen die Arbeitsgerichte, ob ein BEM angeboten wurde. Fehlt es, steht der Arbeitgeber deutlich schlechter da. Mein Rat für die Praxis: Führen Sie eine einfache Fehlzeitenübersicht und prüfen Sie rollierend, wer die Sechs-Wochen-Grenze reißt. Das kostet wenig Zeit und sichert Sie rechtlich ab.
Dokumentieren Sie sachlich und ohne Wertung
Halten Sie nach dem Gespräch kurz fest, wann es stattfand, welche betrieblichen Punkte besprochen wurden und welche Vereinbarungen Sie getroffen haben. Keine Vermutungen über Krankheitsursachen, keine Bewertungen. Diese Notiz ist kein Beweismittel gegen den Mitarbeiter, sondern Ihr Nachweis, dass Sie Ihrer Fürsorgepflicht nachgekommen sind und das Gespräch sauber geführt haben. Genau das brauchen Sie, falls die Sache später eskaliert.
Fazit
Häufige Kurzzeiterkrankungen lassen sich nicht wegmoderieren, aber gut begleiten. Bleiben Sie bei den betrieblichen Auswirkungen, halten Sie die Sechs-Wochen-Grenze im Blick und dokumentieren Sie nüchtern. So führen Sie Gespräche, die helfen und Sie zugleich absichern.
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